Udtalt, at borgmesteren efter § 31, stk. 2, 2. pkt., i den kommunale styrelseslov er ansvarlig for de formelle forhold omkring sagsforberedelsen, herunder for at sagerne forelægges kommunalbestyrelsen med eventuelle erklæringer. Det må antages, at de i bestemmelsen omtalte "erklæringer" er sådanne, som skal indhentes fra andre udvalg m.v. end det indstillende udvalg. Der er ikke holdepunkt for at antage, at bestemmelsen giver borgmesteren ret til at afkræve det indstillende udvalg yderligere oplysninger, til at kræve fornyet behandling i udvalget eller til at udsætte sagen, idet borgmesteren derved ville få tillagt adgang til at gribe ind i udvalgets sagsbehandling. Kun i de tilfælde, hvor en sådan adgang udtrykkeligt eller sædvanemæssigt er tiltrådt af kommunalbestyrelsen, kan der tænkes en adgang for borgmesteren til at sende en sag tilbage til det indstillende udvalg med henblik på sagens oplysning.
Spørgsmålet om, hvilke supplerende oplysninger eller undersøgelser der eventuelt skal fremskaffes fra det indstillende udvalg til brug for en sags behandling i kommunalbestyrelsen, afgøres ikke af borgmesteren, men hører under kommunalbestyrelsens afgørelse. Borgmesteren vil dog normalt være forpligtet til at gøre kommunalbestyrelsen opmærksom på forholdet, hvis der efter hans mening mangler oplysninger, eller de foreliggende oplysninger er utilstrækkelige.
Samtidig udtalt, at borgmesteren er forpligtet til at sætte forslag efter styrelseslovens § 11, der fremsættes af et eller flere kommunalbestyrelsesmedlemmer, på kommunalbestyrelsens dagsorden.
Hvilket sagsmateriale, der skal medfølge udover anmodningen om sagens forelæggelse for kommunalbestyrelsen, må bero på en fortolkning af kravet om, at en sag, der forelægges kommunalbestyrelsen, skal være oplyst således, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag. Normalforretningsordenens § 3, stk. 3, hvorefter det fornødne materiale til sagens bedømmelse skal være tilgængeligt for kommunalbestyrelsens medlemmer i mindst 3 hverdage inden mødet, gælder både for medlemsforslag efter styrelseslovens § 11 og for forslag, der fremkommer fra udvalg.
Drejer det sig om en sag, der er færdigbehandlet i et udvalg, må borgmesteren være forpligtet til at sørge for, at eksisterende sagsmateriale i fornødent omfang medfølger ved forelæggelsen for kommunalbestyrelsen.
Er der ikke ved et forslags fremsættelse i forvejen en sag, som er under behandling, er borgmesteren næppe forpligtet til at oplyse sagen/forslaget nærmere.
Hvis der er tale om en sag, der endnu er under behandling i administrationen, må der ved fremlæggelsen i det mindste gives kortfattet oplysning om sagens stade og om årsagen til, at endeligt beslutningsgrundlag ikke kan fremlægges. Det er næppe tilstrækkeligt, at borgmesteren giver de nævnte oplysninger på selve kommunalbestyrelsesmødet.
Indenrigsministeriets skrivelse af 12. september 1985 til en borgmester
- 1. k.kt., j.nr. 1985/1071/1021-1