1) Indenrigsministeriet udtalte blandt andet, at beslutningsprotokollens formål er at afgive dokumentation for trufne beslutningers indhold samt at angive, hvilke kommunalbestyrelsesmedlemmer der er ansvarlige for beslutningens vedtagelse. Opfyldelse af dette formål forudsætter, at det af beslutningsprotokollen fremgår, hvordan de enkelte medlemmer har stemt. Hvis stemmefordelingen svarer til en sædvanlig gruppedeling, er det dog ikke ud fra de nævnte bevismæssige hensyn nødvendigt, at det er angivet, hvilke navngivne medlemmer der har stemt for eller imod eller undladt at stemme. I så fald er det tilstrækkeligt, at der er angivet gruppebetegnelserne.
Indenrigsministeriet fandt derfor, at opfyldelsen af formålet med en beslutningsprotokol for borgerrepræsentationen bl.a. må forudsætte, at det i beslutningsprotokollen angives, hvorledes de enkelte medlemmer har stemt. Dog er det tilstrækkeligt med en angivelse af gruppebetegnelsen i tilfælde, hvor stemmefordelingen svarer til en sædvanlig gruppedeling.
2) Det fremgik af sagen, at der efter dagældende praksis i beslutningsprotokollen for Borgerrepræsentationen kun optoges stemmetallene for og imod et forslag, medmindre en gruppe krævede at få noteret i beslutningsprotokollen, om gruppen havde stemt for eller imod en beslutning eller havde undladt at stemme i henhold til forretningsordenens § 12, stk. 2, medmindre der skete afstemning ved navneopråb i henhold til forretningsordenens § 12, stk. 1, eller skete tilførsel til beslutningsprotokollen i henhold til styrelseslovens § 13, stk. 2, der omhandler et medlems adgang til at forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen.
Indenrigsministeriet udtalte hertil, at beslutningsprotokollen for Borgerrepræsentationen skulle tilgodese samme formål som ovenfor anført var gældende for de øvrige kommuner efter lov om kommunernes styrelse, jf. pkt. 1.
Den omstændighed, at Borgerrepræsentationens beslutningsprotokol på grund af Borgerrepræsentationens størrelse alene blev underskrevet af formanden og sekretæren, havde efter Indenrigsministeriets opfattelse ikke betydning for spørgsmålet om registreringen af stemmeafgivningen. De praktiske hensyn, der lå bag særreglen om underskrift, kunne således ikke begrunde en fravigelse af den almindelige regel om, at det af hensyn til ansvarsplaceringen må være muligt at fastslå, hvorledes det enkelte medlem har forholdt sig ved afstemningen om en sag. Det tilføjes, at bestemmelsen om, at beslutningsprotokollen i Københavns Kommune alene underskrives af Borgerrepræsentationens formand og sekretær, er videreført i § 13, stk. 1, 2. pkt., lov om kommunernes styrelse i forbindelse med, at den københavnske styrelseslov blev ophævet ved lov nr. 231 af 2. april 1997.
Heller ikke den omstændighed, at der foreligger såvel forhandlingsreferater som beslutningsreferater at Borgerrepræsentationens møder, kunne efter Indenrigsministeriets opfattelse begrunde en fravigelse af reglen om, at det ved angivelse i beslutningsprotokollen må kunne dokumenteres, hvorledes de enkelte medlemmer har stemt.
Indenrigsministeriet henstillede derfor, at Borgerrepræsentationen fremtidig fulgte den ovenfor under pkt. 1. nævnte fremgangsmåde med hensyn til angivelse af stemmeafgivningen.
Indenrigsministeriets skrivelse til et medlem af borgerrepræsentationen af 2. august 1989
- 1.k.kt., j.nr. 1989/1079/0100-22