Udtalt, at retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 8, nr. 1, ikke omfatter en beslutningsprotokol som sådan, men alene tilførslen til protokollen vedrørende den sag, som en begæring om aktindsigt angår, og kun tilførslen vedrørende den endelige beslutning om sagens afgørelse.
Den sagsbeskrivelse, som måtte være angivet i beslutningsprotokollen, og som tjener som grundlag for myndighedens beslutningsproces, er således ikke omfattet af retten til aktindsigt i henhold til offentlighedslovens § 8, nr. 1. Det samme gælder de (processuelle) beslutninger, der træffes vedrørende sagens behandling, samt de forslag og eventuelle ændringsforslag, der fremsættes i forbindelse med sagens afgørelse.
Består den endelige afgørelse alene i en tiltrædelse af en indstilling fra forvaltningen eller et forslag fra et medlem, omfatter adgangen til aktindsigt dog også indstillingen eller forslaget.
I den foreliggende sag havde den pågældende kommune fra to folkeoplysningsudvalgsmøder udskrevet henholdsvis to og fem sider fra udvalgets beslutningsprotokol. Disse udskrifter var derfor selvstændige dokumenter i offentlighedslovens forstand, og da eksemplarer heraf var udleveret til pressen, var dokumenterne – i deres helhed – ikke interne dokumenter. Adgangen til aktindsigt i disse dokumenter var derfor ikke reguleret af offentlighedslovens § 7 og dermed heller ikke af offentlighedslovens § 8.
Endvidere udtalt, at det er forudsat i forarbejderne til offentlighedslovens § 16, stk. 1, at begæring om afskrift eller kopi kun kan afslås, når der er en særlig begrundelse herfor, f.eks. dokumenternes karakter, antal eller form. At der skal være en særlig grund til at afslå at gennemføre aktindsigten ved udlevering af kopi, følger endvidere efter Indenrigsministeriets opfattelse af det almindeligt gældende forvaltningsretlige princip om saglighed i forvaltningen. Afslag på begæring om afskrift eller kopi, begrundet i dokumenternes antal, forudsætter, at der er tale om et overordentligt stort antal dokumenter i samme sag, jf. § 16, stk. 1, i offentlighedsloven.
Eftersom begæringen om aktindsigt i den foreliggende sag vedrørte samlet syv siders udskrifter af beslutningsprotokollen fra to møder i folkeoplysningsudvalget, fandt Indenrigsministeriet ikke, at antallet af dokumenter kunne begrunde afslag på anmodning om udlevering af kopi.
Indenrigsministeriets brev af 11. juli 1997 til en kommunalbestyrelse
- 4. k.kt. j.nr. 1997/1221/827-1