Et bydelsrådsmedlem anmodede den 14. april 1998 i medfør af den kommunale styrelseslovs § 15, stk. 2, om orlov fra bydelsrådet i perioden 19. april – 19. maj 1998. På et møde den 28. april 1998 traf bydelsrådet beslutning om, at betingelserne for indkaldelse af stedfortræder var opfyldt. Der forelå samtidig oplysninger for bydelsrådet om, at det pågældende bydelsrådsmedlem skulle deltage som udvalgsformand ved et borgermøde den 13. maj 1998.
Udtalt, at der ved et bydelsråds afgørelse efter styrelseslovens § 15, stk. 4, skal foretages en prøvelse af, om betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt, herunder om der foreligger et forfald, der berettiger til stedfortræderindkaldelsen. Når betingelserne herfor er opfyldt, er indkaldelse af stedfortræder obligatorisk.
Det pågældende medlems egne tilkendegivelser vil ofte udgøre den helt overvejende del af grundlaget for bydelsrådets beslutning om, hvorvidt betingelserne for stedfortræderindkaldelse er opfyldt, men bydelsrådet kan selv indhente supplerende oplysninger og må antages at være forpligtet hertil, såfremt vedkommende medlems oplysninger er uklare eller i øvrigt giver anledning til tvivl.
Endvidere udtalt, at bestemmelsen i den kommunale styrelseslovs § 15, stk. 2, ikke er en almindelig hjemmel til at meddele orlov til bydelsrådsmedlemmer. Det forhold, at et medlem vil være forhindret i at deltage i bydelsrådets møder, kan ikke begrunde, at bestemmelsen bringes i anvendelse, når medlemmet dog vil have mulighed for at deltage i udvalgsmøder eller varetage andre hverv som bydelsrådsmedlem. Der skal således være tale om en absolut og varig forhindring, der forventes at strække sig over en periode på mindst én måned, og som kan henføres til en af de i bestemmelsen anførte forfaldsgrunde.
Således som sagen forelå oplyst, havde bydelsrådet efter Indenrigsministeriets
opfattelse ikke tilstrækkeligt grundlag for på bydelsrådsmødet den 28. april 1998 at træffe beslutning om, at betingelserne for indkaldelse af stedfortræder for bydelsrådsmedlemmet i perioden 19. april – 19. maj 1998 var til stede.
Indenrigsministeriet lagde herved vægt på oplysningerne om, at bydelsrådsmedlemmet skulle deltage som udvalgsformand ved et borgermøde den 13. maj 1998. Efter Indenrigsministeriets opfattelse burde denne oplysning have givet bydelsrådet anledning til en sådan tvivl om, hvorvidt medlemmet i perioden 19. april – 19. maj 1998 var absolut og varigt forhindret i at varetage sine hverv i (mindst) én måned, at bydelsrådet var forpligtet til at indhente supplerende oplysninger herom med henblik på at afklare denne tvivl.
Indenrigsministeriets brev af 21. oktober 1998 til et bydelsrådsmedlem
– 1. k.kt. j.nr. 1998/1070/103-4