Udtalt, at meddelelse af aktindsigt efter offentlighedsloven i form af en afskrift eller fotokopi kun kan afslås, når der er en særlig begrundelse herfor, f.eks. dokumenternes karakter, antallet af dokumenter eller deres form.
Et afslag på aktindsigt i form af kopi begrundet i dokumenternes form vil navnlig kunne gives i tilfælde, hvor det ikke vil være muligt eller forbundet med betydelige vanskeligheder eller omkostninger at fremstille en anvendelig kopi af det pågældende aktstykke. Det kan f.eks. gælde aktstykker som fotografier, billeder, kort, rids, bygningstegninger (i form af lystryk) o.l. samt materiale som f.eks. prøver, modeller, lydbånd, film m.v.
Såfremt en myndighed har anskaffet sig udstyr med henblik på at fremstille kopi af dokumenter, der foreligger i et bestemt format (f.eks. A2-format), vil det ikke være forbundet med betydelige vanskeligheder at imødekomme en anmodning om kopi af det pågældende dokument. Såfremt det ikke er forbundet med betydelige omkostninger at fremstille kopi af dokumentet, vil myndigheden ikke kunne afslå at udlevere kopi heraf under henvisning til dokumentets form.
I den konkrete sag ønskede formanden for en grundejerforening bl.a. en kopi af et udsnit af en tegning i A2-format. Kommunen havde en fotokopimaskine, der kunne tage kopier i A2-format. Indenrigsministeriet fandt på denne baggrund, at det ikke kunne antages at være forbundet med betydelige vanskeligheder at fremstille en anvendelig kopi af aktstykket. Der var ikke tale om så betydelige omkostninger ved at kopiere dokumentet, at kommunen med en henvisning til offentlighedslovens § 16 kunne afslå at udlevere en kopi.
Spørgsmålet var herefter, om kommunen kunne tage betaling for kopieringen af dokumentet, og hvor meget kommunen i givet fald kunne kræve i betaling.
Udtalt, at i de tilfælde, hvor reglerne fører til, at myndigheden er forpligtet til at
udlevere kopi af det pågældende dokument, kan myndigheden alene kræve betaling efter Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 647 af 18. september 1986 om betaling for afgifter og fotokopier, der udleveres i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen.
Bekendtgørelsens § 1, stk. 1, er efter sin ordlyd ikke begrænset til den situation, hvor der udleveres fotokopi af dokumenter i A4-format. Bekendtgørelsen regulerer således adgangen til at opkræve betaling for udlevering af fotokopi af dokumenter i andet end A4-format, f.eks. A5-format, A3-format, A2-format m.v.
Endvidere udtalt, at der næppe kan antages at være hjemmel i betalingsbekendtgørelsen til, at der ved sammentælling af sider af et dokument, der udleveres i et andet kopiformat end A4, ”konverteres” til sider i A4-kopiformat. 15 sider i A3-kopiformat må således antages at være 15 sider i bekendtgørelsens forstand og ikke 30 sider (i A4-kopiformat).
Kommunens opkrævning af 50 kr. for en A2-kopi var således ulovlig.
Indenrigsministeriets brev af 10. juli 1998 til en borger
– 4. k.kt. j.nr. 1997/1220/101-23