En kommune havde meddelt en ansat i kommunens forvaltning, at kommunen agtede at opsige vedkommende med virkning fra udgangen af den følgende måned. Som begrundelse anførtes, at den ansatte havde været fraværende på grund af sygdom i mere end 120 dage indenfor et tidsrum af 12 på hinanden følgende måneder. Den ansatte blev anmodet om at fremkomme med eventuelle bemærkninger, og en kopi af brevet blev sendt til den fagforening, der var den forhandlingsberettigede organisation for den pågældende stilling, men som den ansatte ikke var medlem af.
Efter udløbet af høringsfristen meddelte kommunen den ansatte, at kommunen opsagde vedkommende med virkning fra udgangen af den følgende måned. Som begrundelse for opsigelsen blev anført tilsvarende som i kommunens første brev til den ansatte. Også dette brev blev sendt i kopi til den forhandlingsberettigede fagforening.
Den ansattes egen fagforening klagede herefter til ombudsmanden over, at kommunen efter fagforeningens opfattelse havde overtrådt reglerne om tavshedspligt i forbindelse med afskedigelsen af den ansatte. Ombudsmanden bad herefter Indenrigsministeriet om at vurdere spørgsmålet.
Indenrigsministeriet udtalte sig om sagen i to breve. I begge brevene udtalte Indenrigsministeriet følgende om tilsynets kompetence vedrørende krænkelse af tavshedspligt.
Vedrørende spørgsmål om krænkelse af tavshedspligt bemærkedes, at det faldt uden for Indenrigsministeriets kompetence som tilsynsmyndighed at tage stilling til, om en ansat i kommunen som enkeltperson har krænket sig tavshedspligt. Sådanne klager måtte rettes til kommunalbestyrelsen eller borgmesteren som den øverste ansvarlige for den daglige ledelse af kommunens forvaltning.
Indenrigsministeriet kunne derimod tage stilling til, om kommunen måtte antages at have tilsidesat lovgivningen, herunder om kommunens dispositioner som myndighed eller praksis med hensyn til videregivelse af fortrolige oplysninger til udenforstående, indebar en tilsidesættelse af den tavshedspligt, der i henhold til lovgivningen påhvilede personalet i kommunen.
I det første brev udtalte Indenrigsministeriet, at oplysningerne om den ansattes sygdom og ansættelsesforholdets ophør måtte anses for at være omfattet af bestemmelsen om tavshedspligt i forvaltningslovens dagældende § 27, stk. 1, nr. 6. Begge kommunens breve til den ansatte indeholdt derfor fortrolige oplysninger om personlige forhold, der burde kunne forlanges unddraget
offentlighedens kendskab. Indenrigsministeriet fandt endvidere ikke, at videregivelsen af oplysningerne til en privat organisation (en fagforening), som den ansatte ikke var medlem af, og som fandt sted som led i en høring som følge af en kollektiv overenskomst, kunne anses for berettiget efter principperne i forvaltningslovens dagældende § 28, stk. 2 og 3.
Det var på denne baggrund Indenrigsministeriets opfattelse, at videregivelsen af oplysningerne om den ansattes afskedigelse på grund af sygdom i hvert fald for så vidt angår kommunens andet brev til den forhandlingsberettigede fagforening, der vedrørte kommunens opsigelse af den ansatte, indebar en tilsidesættelse af den tavshedspligt, der påhvilede kommunen.
Fagforeningen klagede herefter på ny til ombudsmanden med anmodning om, at ministeriet også tog stilling til, om kommunen havde været berettiget til at videregive oplysningerne i det første brev til den forhandlingsberettigede fagforening. Ombudsmanden videresendte dette brev til Indenrigsministeriet.
I ministeriets andet brev udtalte Indenrigsministeriet indledningsvist, at Indenrigsministeriet efter på ny at have overvejet sagen, ikke fandt, at selve oplysningen om ansættelsesforholdets ophør, der vedrørte rent tjenstlige forhold, var en fortrolig oplysning, jf. herved pkt. 3 i den udtalelse fra Justitsministeriet, der var citeret i ministeriets andet brev.
For så vidt angår de oplysninger om den ansattes helbredsforhold, der var i kommunens første brev til den ansatte, kunne Indenrigsministeriet henholde sig til sit første brev, hvorefter oplysningerne var fortrolige.
Indenrigsministeriet var efter en vurdering af sagen mest tilbøjeligt til at mene, at Frederiksberg Kommune allerede ved at sende kopi af det første brev til den ansatte til den forhandlingsberettigede fagforening uden forinden at have fået samtykke hertil fra den ansatte havde tilsidesat den tavshedspligt, der påhvilede Frederiksberg Kommune.
Indenrigsministeriet bemærkede herved blandt andet, at ansættelsesmyndigheden i almindelighed ikke var berettiget til uden samtykke fra den ansatte at videregive fortrolige oplysninger om den pågældende medarbejder til vedkommendes faglige organisation. Indmeldelse i en faglig organisation indebar endvidere ikke i sig selv et samtykke til videregivelse af fortrolige oplysninger til organisationen, jf. pkt. 5 i den udtalelse fra Justitsministeriet, der var citeret i ministeriets andet brev. Det fandtes derfor uden betydning, hvorvidt kommunen havde været bekendt med, om den ansatte havde været medlem af den forhandlingsberettigede fagforening. Det var endvidere Indenrigsministeriets opfattelse, at sagen vedrørende den ansattes afskedigelse som følge af fravær på grund af sygdom i mere end 120 dage, ikke var en sag af principiel betydning, der undtagelsesvis ville kunne berettige til videregivelsen af de fortrolige oplysninger uden samtykke fra den ansatte.
Indenrigsministeriets brev af 26. maj 1998 til en fagforening
- 4. kommunekontor, j. nr. 1997/1220/147-6
Indenrigsministeriets brev af 4. november 1999 til en fagforening
- 4.k., j.nr. 1997/1220/147-6