Det fremgik af den konkrete sag, at medlemmerne af forberedelsesudvalget med ledsagere, embedsmænd med ledsagere og pressefolk med ledsagere skulle deltage i et arrangement på et hotel indeholdende middag, underholdning af en skuespiller samt overnatning. Det fremgik videre, at den samlede udgift, der skulle afholdes af offentlige midler, var på 835 kr. pr. deltager til middag (uden drikkevarer), underholdning og overnatning.
Ministeriet lagde til grund, at det planlagte arrangement efter det oplyste var begrundet i et ønske om at styrke et konstruktivt samarbejde i forbindelse med budgetlægningen. Efter det oplyste var formålet med arrangementet endvidere at bidrage til at bevare og styrke samarbejdet mellem forberedelsesudvalget og den administrative ledelse i regionen samt styrke samarbejdet med lokalpressen.
Ministeriet fandt ikke grundlag for at antage, at det ville være ulovligt at afholde udgifter til regionale politikeres deltagelse i det i sagen omhandlede arrangement. Ministeriet fandt i den forbindelse ikke, at det kunne tillægges betydning, at det planlagte arrangement lå et par måneder efter budgetvedtagelsen. Ministeriet lagde i den forbindelse til grund, at der var tale om et årligt arrangement, der havde til formål at bidrage til at bevare og styrke samarbejdet mellem forberedelsesudvalget og den administrative ledelse i regionen samt styrke samarbejdet med lokalpressen. Den tidsmæssige forskydning i forhold til budgetvedtagelsen havde således ikke betydning for lovligheden af arrangementet.
Om embedsmænds deltagelse i sådanne arrangementer bemærkede ministeriet generelt, at baggrunden for den kommunale henholdsvis regionale interesse heri f.eks. kan være et ønske om at styrke sammenholdet og samarbejdsrelationerne mellem kommunale henholdsvis regionale politikere og embedsmænd. En sådan interesse må efter ministeriets opfattelse anses for lovlig.
Ministeriet fandt på den baggrund heller ikke grundlag for at antage, at det ville være ulovligt at afholde udgifter til embedsmænds deltagelse i det omtalte arrangement.
Ministeriet fandt endvidere ikke grundlag for at antage, at det ville være ulovligt tillige at afholde udgifter til ledsagere til regionale politikere og embedsmænd. Ministeriet lagde vægt på, at der var tale om et årligt arrangement, der efter det oplyste havde til formål at bidrage til at bevare og styrke samarbejdet mellem forberedelsesudvalget og den administrative ledelse i regionen samt styrke samarbejdet med lokalpressen. Ministeriet lagde endvidere vægt på, at deltagelse af ledsagere til regionale politikere og embedsmænd i det omhandlede arrangement tillige kunne have en positiv effekt på samarbejdsrelationerne mellem regionale politikere og embedsmænd.
Om pressens deltagelse i sådanne arrangementer bemærkede ministeriet generelt, at det ikke kan udelukkes, at der kan foreligge en kommunal henholdsvis regional interesse i at afholde en middag med underholdning og overnatning med deltagelse af pressen med henblik på at styrke samarbejdet med lokalpressen. I den samlede vurdering skal indgå, hvorvidt et sådant arrangement er egnet til at give pressen, kommunale og regionale politikere samt embedsmænd mulighed for at styrke samarbejdet i respekt for de forskellige roller, parterne har. Ministeriet fandt, at der må tilkomme kommunale og regionale myndigheder et vist skøn i vurderingen heraf. I den konkrete sag fandt ministeriet på den baggrund ikke grundlag for at antage, at det ville være ulovligt at afholde udgifter til pressens deltagelse i det omtalte arrangement.
Ministeriet fandt ikke grundlag for at antage, at det ville være ulovligt at afholde udgifterne til deltagelse af ledsagere til pressen i det planlagte arrangement, idet regionale politikere og embedsmænd tillige var inviteret med ledsagere, og idet det i forhold til det i sagen omhandlede arrangement ikke kunne afvises, at der forelå en regional interesse heri.
Om prisen for et sådant arrangement bemærkede ministeriet generelt, at kommunale og regionale myndigheder efter omstændighederne kan have ganske vide rammer for anvendelsen af kommunale henholdsvis regionale midler med henblik på at styrke samarbejdet mellem kommunale henholdsvis regionale politikere og embedsmænd og til repræsentationsformål, men eksorbitante udgifter hertil vil som udgangspunkt være i strid med grundsætningen om økonomisk forsvarlighed.
Ministeriet var opmærksomt på, at Retten i Hillerød i dom afsagt den 10. april 2007 i Brixtofte-sagen har fastlagt en grænse på 1.000 kr. pr. kuvert for afholdelse af kommunale repræsentationsarrangementer, idet retten fandt, at en kuvertpris på 1.000 kr. som udgangspunkt er så høj, at det er ubetænkeligt at lægge til grund, at hvad der ligger derudover, må være strafbart.
Det var ministeriets opfattelse, at den i dommen fastlagte grænse ikke er en absolut grænse, der gælder for alle kommunale eller regionale arrangementer. Efter omstændighederne kan det efter ministeriets opfattelse være lovligt for kommunale og regionale myndigheder at afholde et arrangement, uanset at prisen overstiger 1.000 kr. pr kuvert. Det var ministeriets opfattelse, at den i dommen fastlagte grænse skal ses i lyset af, at den daværende Farum Kommunes repræsentationsudgifter var på et helt ekstraordinært højt niveau, ligesom der var tale om et meget stort antal middage på årsbasis.
Når der er tale om et årligt arrangement, som det i sagen omhandlede, var det ministeriets opfattelse, at vurderingen af, om udgiften til et sådant årligt arrangement er eksorbitant og dermed ulovlig, må bero på den konkrete situation.
Efter ministeriets opfattelse afhænger det således af de konkrete omstændigheder, hvorvidt et sådant årligt arrangement er lovligt. Der er således efter ministeriets opfattelse forskel på, om der alene afholdes en årlig middag, eller om der afholdes gentagne arrangementer i tilsvarende prislag i løbet af et år. Efter ministeriets opfattelse er det relevant at lægge vægt på den samlede pris, ligesom det efter omstændighederne kan være relevant at foretage en konkret vurdering af deludgifter i et samlet arrangement. En konkret vurdering vil også kunne tage højde for eventuelle prisforskelle på f.eks. hovedstaden og provinsen.
Henset til den gennemsnitlige pris pr. deltager på 835 kr. til middag (uden drikkevarer), underholdning og overnatning fandt ministeriet ikke anledning til at antage, at forberedelsesudvalgets vurdering af arrangementets omfang og karakter var i strid med grundsætningen om økonomisk forsvarlighed.
Det var på den baggrund ministeriets samlede opfattelse, at der ikke var grundlag for at antage, at det ville være ulovligt at afholde det planlagte arrangement.
Indenrigs- og Sundhedsministeriets brev af 2. juli 2007 til et regionsråd
– Kommunaljuridisk kontor, j.nr. 2007-2110/1081-1