Udtalt, at retten til sagsindsigt efter § 9 i lov om kommunernes styrelse knytter sig til hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem, og baggrunden for denne ret er navnlig, at kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for hele den kommunale virksomhed, jf. herved § 2, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse, hvorefter kommunens anliggender styres af kommunalbestyrelsen. Retten til sagsindsigt har således til formål at give det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem den adgang til informationer om kommunens anliggender, som er nødvendige for, at den pågældende kan varetage sit hverv som kommunalbestyrelsesmedlem, herunder udfylde den kontrolfunktion, som er forbundet med, at det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem er medansvarligt for den kommunale forvaltning. Sagsindsigt skal således ses i sammenhæng med det enkelte kommunalbestyrelsesmedlems adgang til at indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for kommunalbestyrelsen, jf. den såkaldte initiativret i § 11 i lov om kommunernes styrelse. Det gælder både sager, der aktuelt er under behandling i et udvalg eller i den kommunale administration, og andre sager.
Derfor fastsætter § 9, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse, at retten til sagsindsigt er en ret, som det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem har som led i varetagelsen af sit hverv . Betingelsen indebærer, at det materiale, der begæres sagsindsigt i, skal vedrøre en sag, som vil kunne indbringes for kommunalbestyrelsen som kompetent organ.
Udtalt, at når bortses fra materiale i sager, hvor kommunalbestyrelsens behandling af en sag er afskåret ved lov, vil det være det klare udgangspunkt, at alt materiale, der foreligger i endelig form i kommunen, er omfattet af et kommunalbestyrelsesmedlems ret til sagsindsigt, idet det kan vedrøre en sag, som vil kunne indbringes for kommunalbestyrelsen, og begæringen om sagsindsigt således fremsættes som led i medlemmets hverv.
Udtalt, at formålet med bestemmelsen om sagsindsigt må tillægges væsentlig betydning i den forbindelse. Sagsindsigten skal således bidrage til kommunalbestyrelsesmedlemmets varetagelse af sit hverv som medansvarligt for alle kommunens dispositioner og gøre medlemmet i stand til effektivt at føre kontrol med den kommunale administration i det omfang, vedkommende finder det nødvendigt og ønskeligt. Retten skal endvidere understøtte medlemmets muligheder for gennem sit hverv at øve indflydelse på alle kommunens anliggender. Medlemmet skal derfor have adgang til at se alt sagsmateriale, der vedrører kommunens anliggender, herunder f.eks. oplysninger i enkeltsager, generelle sager og kommunens praksis inden for et bestemt administrationsområde. Bestemmelsen om sagsindsigt må derfor ikke fortolkes snævert, og det er ikke en forudsætning for meddelelse af sagsindsigt, at kommunalbestyrelsesmedlemmet oplyser, hvilken sag vedkommende har til hensigt eller overvejer at rejse i kommunalbestyrelsen, eller på hvilken måde anmodningen om sagsindsigt i øvrigt indgår som et led i det pågældende kommunalbestyrelsesmedlems varetagelse af sit hverv.
Udtalt, at det faktum, at en begæring om sagsindsigt vedrører en afsluttet personalesag for et kommunalbestyrelsesmedlem, der tidligere har været ansat i kommunen, ikke er et forhold, der i sig selv kan begrunde, at det må anses for udelukket, at begæringen fremsættes som led i vedkommende kommunalbestyrelsesmedlems hverv.
Hvis det imidlertid kan konstateres, at en anmodning om sagsindsigt alene fremsættes som led i varetagelsen af interesser, som er uden sammenhæng med kommunalbestyrelseshvervet – f.eks. varetagelsen af rent private interesser, herunder chikanøse eller i øvrigt retsstridige hensyn – vil en sådan anmodning efter ministeriets opfattelse ikke være omfattet af ordlyden i § 9, stk. 1, hvorefter anmodningen skal være et led i varetagelsen af hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem.
Udtalt, at da der ikke kan stilles krav om, at et kommunalbestyrelsesmedlem ved anmodning om sagsindsigt oplyser, på hvilken måde anmodningen om aktindsigt indgår som et led i det pågældende kommunalbestyrelsesmedlems varetagelse af sit hverv, vil betydningen af ovenstående retsopfattelse imidlertid i praksis være meget begrænset. Den vil således alene være praktisk relevant i tilfælde, hvor det efter de foreliggende oplysninger om indholdet og omfanget af den fremsatte begæring og omstændighederne i øvrigt må anses for udelukket, at begæringen fremsættes som led i vedkommende kommunalbestyrelsesmedlems hverv.
Udtalt, at hvis der på baggrund af ovenstående opstår tilfælde, hvor der gives afslag på sagsindsigt med den begrundelse, at anmodningen ikke er omfattet af § 9, fordi anmodningen ikke kan anses for fremsat som led i varetagelsen af kommunalbestyrelseshvervet, og der herefter fremkommer nye oplysninger – fra det pågældende medlem eller i øvrigt – hvorefter det alligevel ikke må anses for udelukket, at begæringen fremsættes som led i vedkommende kommunalbestyrelsesmedlems hverv, kan et sådant afslag på sagsindsigt ikke opretholdes.
Udtalt, at har en borgmester truffet en afgørelse om at afslå en begæring om sagsindsigt med den begrundelse, at den ikke fremsættes som led i vedkommende kommunalbestyrelsesmedlems hverv, kan denne afgørelse indbringes for kommunalbestyrelsen, jf. § 11, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse. Kommunalbestyrelsens afgørelse heraf er en retlig afgørelse, der kan prøves af den kommunale tilsynsmyndighed.
Udtalt, at bestemmelsen i § 9, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse gør udtømmende op med de tilfælde, hvor det er muligt at afslå en begæring om sagsindsigt eller begrænse sagsindsigt, der vedrører en sag, der kan indbringes for kommunalbestyrelsen, og fremsættes som led i kommunalbestyrelsesmedlemmets hverv.
Borgmesteren – og eventuelt kommunalbestyrelsen – vil med hjemmel i § 9, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse alene kunne afslå eller begrænse sagsindsigt ud fra hensyn, der er sagligt begrundet i de forhold, som er nævnt i bestemmelsen. En begrænsning kan ske i tilfælde, hvor en sags ekspedition ikke kan afvente kommunalbestyrelsesmedlemmets gennemgang, eller hvor det vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder at fremskaffe materialet, f.eks. hvis der er tale om ældre akter eller det kræver et meget stort ressourceforbrug.
Kun såfremt sådanne forhold gør sig gældende for en afsluttet personalesag vedrørende et kommunalbestyrelsesmedlem, der tidligere har været ansat i kommunen, vil borgmesteren – og eventuelt kommunalbestyrelsen – således med henvisning til § 9, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse kunne afvise eller begrænse en begæring om sagsindsigt.
Den kommunale tilsynsmyndighed vil kunne prøve kommunalbestyrelsens afgørelse om, hvorvidt et afslag eller en begrænsning af sagsindsigt er sagligt begrundet i de forhold, der er nævnt i § 9, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse.
Udtalt, at kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til at videregive og udnytte oplysninger, som de modtager som led i sagsindsigt efter § 9 i lov om kommunernes styrelse, alene er begrænset af lovgivningens regler om tavshedspligt.
Økonomi- og Indenrigsministeriets brev af 8. december 2011 til en statsforvaltning – j.nr. 1004324)