En kommune havde henvendt sig til Indenrigs- og Boligministeriet om, hvorvidt kommuner ved afholdelse af offentlige møder om et kommunalt forhold for en bredere kreds af borgere m.fl., der ikke følger af eller er reguleret af lovgivning, men sker på kommunens frivillige initiativ, har mulighed for at fastsætte rammer for enkeltpersoners, pressens m.fl. lyd- og videooptagelser af sådanne møder.
Kommunen havde oplyst, at kommunen arbejder med borgerinddragelse på dialogmøder, borgermøder m.v., som afholdes på kommunale institutioner, og at det er kommunens oplevelse, at det kan have en negativ indvirkning på drøftelserne på sådanne møder, hvis møderne optages eller filmes, og at det f.eks. kan være pressen og enkeltpersoner, der ønsker at optage eller filme.
Indenrigs- og Boligministeriet har blandt andet udtalt, at i sager om borgeren selv må der antages at være et større hensyn at tage til den pågældende borgers ønske om at optage et møde, herunder et hensyn til borgerens personlige forhold, da møderne omhandler og kan få direkte konsekvenser for den pågældende borger. Indenrigs- og Boligministeriet henviste herved til Ombudsmandens udtalelse i FOB 05.578 om, at der kan være situationer, hvor det under hensyn til f.eks. en borgers personlige forhold vil være bedst stemmende med god forvaltningsskik at lade borgeren foretage lydoptagelser i forbindelse med møder med myndigheden.
Det gør sig ikke på tilsvarende måde gældende for offentlige møder med en overordnet drøftelse af et kommunalt forhold, dvs. møder som ikke omhandler konkrete borgeres retsstilling.
At møderne ikke omhandler konkrete borgeres retsstilling, gør det efter Indenrigs- og Boligministeriets mindre indgribende evt. at fastsætte rammer for optagelser på sådanne møder.
Indenrigs- og Boligministeriet er på den baggrund mest tilbøjelig til at mene, at en kommune som følge af princippet om, at offentlige myndigheder selv sætter rammerne for de møder, som myndigheden afholder, jf. her bl.a. FOB 05.578, vil være berettiget til at fastsætte rammer for lyd- og/eller videooptagelse under et sådant offentligt møde.
Sådanne eventuelle rammer, herunder begrænsninger i adgangen til at optage under sådanne møder, vil skulle fastsættes på et sagligt grundlag, de vil skulle gælde alle møder af tilsvarende karakter i kommunen, og de vil skulle bekendtgøres for mødedeltagerne inden mødets påbegyndelse.
En kommune vil efter ministeriets opfattelse kunne opstille forskellige rammer for optagelser, der foretages hhv. af privatpersoner og af repræsentanter fra pressen.
Indenrigs- og Boligministeriet bemærkede for god ordens skyld, at en evt. begrænsning i adgangen til at foretage lyd- og/eller videooptagelse under et sådan møde ikke vil begrænse de deltagendes adgang til at referere fra mødet.
Indenrigs- og Boligministeriet bemærkede videre, at ministeriet hermed ikke har taget stilling til evt. databeskyttelsesretlige og strafferetlige forhold, ligesom ministeriet ikke har inddraget kommuners afholdelse af møder, som måtte være helt eller delvist reguleret ved særskilt lovgivning.
Indenrigs- og Boligministeriets brev af 17. juni 2021 til en kommune,
Forvaltningsjura, j.nr. 2020–8981